Graines d’Artistes de Fonsorbes
Promouvoir les activités culturelles : musique, danse et théâtre

Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901

Résumé de la réunion du CA du 13 décembre 2009
Article mis en ligne le 28 décembre 2009
dernière modification le 28 mai 2012

par Pat
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Présents :
Philippe Grenier, Cécile Fritzke, Antoni Pétraroli, Thierry Baylot, Myriam Ringue, Axel Fritzke, Marie-Pierre Gasquet, Sandrine Mouchonnier, Sylvie Nicolas, Benoit Perrichet. Excusées : Claire Mandon, Patricia Pottier

1 - Administratif

- 1.1 Validation du Compte-rendu de l’Assemblée Générale

Compte-rendu voté à l’unanimité.

-  Validation du Compte-rendu du vote du Bureau

Compte-rendu voté à l’unanimité.

- 1.2 Choix des personnes ayant la signature auprès de la banque

  • Grenier Philippe en tant que président,
  • Fritzke Cécile en tant que vice-présidente,
  • Ringue Myriam en tant que secrétaire adjointe pour les remises de chèques par manque de disponibilité du secrétaire.

- 1.3 Rappel des règles de fonctionnement du Conseil d’Administration :

Le Conseil d’Administration se compose des membres du Bureau et des autres élus.

Par volonté des membres du Bureau et de l’équipe en place depuis longtemps, les décisions se prennent en concertation avec tous les membres du Conseil d’Administration lors des réunions de ce Conseil d’Administration ou parfois, en raison d’une demande de décision urgente, par consultation par mail.

Aucune décision n’est prise de manière individuelle.

Nous communiquons beaucoup par mail et il serait souhaitable que tous les membres du Conseil d’Administration consultent régulièrement leur boîte mail, répondent et donnent leur avis aussi rapidement que possible. Une décision peut être prise par mail si la majorité est atteinte. Ne pas oublier de marquer Urgent sur le mail lorsqu’une décision doit être prise rapidement.

Tous sont à nouveau priés de donner rapidement, à chaque demande, ses disponibilités pour tous les évènements de l’association, ce afin de pouvoir planifier au mieux l’astreinte de tous.

De même, il est à nouveau demandé, par respect des autres membres, de prévenir, même au dernier moment, de son absence à toute réunion.

Après concertation avec Cécile, il est convenu que la gestion pour cette année se fera par le Président et la Vice-Présidente le temps que le Président maîtrise tous les rouages du fonctionnement de l’association.

- 1.4 Décision sur l’utilisation d’Open Office

La majorité des membres du CA n’ont pas Open Office sur leur PC personnel et rencontrent donc des difficultés pour lire et exploiter les fichiers envoyés sous Open Office.

Depuis l’achat du pack Office 2007, ce problème est résolu. Il suffit de convertir tous les fichiers Open Office en MS Office.

Décision du CA : passage de tous les fichiers de l’association sous MS Office voté à l’unanimité.

Dès le 14 décembre 2009 Open Office sera enlevé du PC du secrétariat.

NOTA : Apprendre à Sarah à travailler avec « aperçu avant impression » pour éviter des impressions superflues.

- 1.5 Modifications des bulletins de paye

Depuis novembre 2009, l’indice de rémunération des animateurs techniciens, Hélène Carmona et René Kraether, est passé de 235 à 245 avec un rattrapage car le changement était applicable depuis le 1er janvier 2009.
L’avenant à leur contrat a été rédigé et signé par les intéressés.

Le point d’indice passera en 2010 au taux de 5,63.

En janvier 2010, un contrôle sur le déroulement de carrière doit être effectué pour tous les salariés possédant 4 ans d’ancienneté depuis 2003.
Ce contrôle s’effectue en calculant la différence entre le salaire brut et le salaire mensuel de base. Il faut que cette différence soit supérieure ou égale à un nombre de point d’indice proratisé au temps de travail.
Les professeurs et animateurs concernés par ce contrôle sont :
Guillermin Sandrine, Jean Thierry, Marcaillou Françoise, Martinie Cyril, Delor Christelle, Sauvageot Fanny, Taillefer Richard, Urbanek Ewa, Vigneau Marie.

Le contrôle se fera pendant le mois de janvier par Philippe, Myriam et Patricia. Un point sera fait au prochain CA. Un courrier explicatif sera distribué aux concernés.

Un planning a été réalisé pour ne pas oublier les prochaines échéances des contrôles de déroulement de carrière.

Question : Pourquoi est-ce que le salaire mensuel et l’ancienneté sont donnés sur les bulletins de paye pour un temps plein et non proratisés au temps de travail du salarié ?

Réponse : La question sera posée par Cécile et Philippe au CNEA (syndicat des employeurs)

- 1.6 Point sur les impayés

Malgré un travail de relance effectué par Lynda, il nous a fallu refuser certains élèves en cours pour enfin obtenir le paiement de tous les impayés.

A ce jour, les impayés sont clos.

Une réflexion est à mener d’ici la prochaine rentrée, pour obtenir le paiement des cotisations dès le début des cours, comme par exemple : pour être inscrit définitivement le paiement de l’année doit être effectué avant le début des cours sinon la place est perdue.

Rappel : Plus de prise d’élèves en cours individuel ou collectif après le 1er avril de l’année en cours.

- 1.7 Proposition de présentation du CA sur le site

Le rôle de cette présentation est de transmettre aux adhérents le nom de la personne référente à une activité de l’association.

Les membres du Bureau ont leur fonction respective.

Chaque domaine d’activité demande un référent (faisant la liaison entre les enseignants, les adhérents et le Conseil d’Administration), toutes les activités devant être couvertes.

Seront donc référents pour la saison 2009/2010 :

  • Danse : Claire Mandon et Marie-pierre Gasquet
  • Théâtre : Myriam Ringue et Sandrine Mouchonnier
  • Musique : Sylvie Nicolas et Benoît Perrichet

Les deux projets présentés par Sandrine sont acceptés. Des photos devront être faites ou prises « en action » pour début février.

- 1.8 Rangement du placard à archives

Prévoir en janvier une demi-journée en WE pour ranger le placard à archives. Rappel à tout le monde pour disponibilités à cette date.

- 1.9 Décision de renvoi des deux adhérentes du groupe de Richard

Après de nombreuses perturbations par ces 2 ados des séances du groupe de jeunes du vendredi soir (absence de travail, pas de matériel, intrusion de personnes étrangères à l’association), après plusieurs avertissements verbaux et malgré la signature de la Charte du Musicien, tout cela resté sans résultats positifs, nous avons envoyé un courrier à leurs parents signifiant le renvoi de leurs filles du groupe.

Nous avons reçus les parents à leur demande et leur avons expliqué notre décision. Ceux-ci se sont dits étonnés, n’ayant pas été informés auparavant du comportement de leur enfant. Ils ont entendu notre position, l’un d’entre eux nous demandant tout de même de revoir notre décision.

Après discussion, les membres du Conseil d’Administration sont arrivés à la conclusion que nous avions donné à ces jeunes filles plusieurs fois la possibilité de revoir leur comportement et qu’elles n’en avaient absolument pas tenu compte : vote pour le maintien du renvoi pour la saison en cours à l’unanimité (9 votants, Marie-Pierre Gasquet ayant quitté la réunion avant ce point).

Un courrier officiel sera envoyé aux parents pour exclusion.
Nous avions visé sur le dialogue direct avec les adolescents. Nous retenons que nous devons informer aussi les parents pour tout manquement au règlement, ce qui permettrait un suivi par les parents du comportement de leur enfant.

- 1.10 Salle 6

Le 16 décembre, il est prévu d’enlever les anciennes batteries (qui ont été vendues) et de faire livrer les deux autres commandées.

Améliorer et terminer le plancher, ainsi que retirer quelques mousses aux murs avant le lundi 21 décembre 2009.

Madame Barral nous a proposé de faire venir les Services Techniques pour nous aider à améliorer l’acoustique de la salle. Nous retenons la proposition au cas où nous ne constaterions pas de mieux après nos travaux.

2 – Spectacles passés :

Vernissage des Peintres Amateurs(PAF) : bonne ambiance, notre prestation a beaucoup plu, en particulier le groupe de flûtes de pan.

Concert de Noël d’Ewa : comme d’habitude : très chaleureux.

Samedi musical : s’est bien passé (prévoir tout de même de donner des thèmes à ces spectacles et insister auprès de certains professeurs pour s’y investir). Très bonne prestation de l’ensemble d’accordéon présenté par leur professeur, Myriam.

Portes ouvertes danse :

  • Perturbées par la grippe qui a réduit les effectifs !
  • Lise a trouvé ce moment intense et positif pour la communication avec les parents, mais la gestion des frères et sœurs lors des cours est stressante.
  • Carine a trouvé la semaine positive dans son ensemble.
  • Demande de bilan à faire auprès de Rudy.
  • Le choix de la semaine est bon : « validation » du 1er trimestre. Ne pas la fixer plus tard dans la saison (cela perturberait la préparation du Gala).

3 – Spectacles à venir :

- 3.1 Guitar’s day

Point a faire avec Richard pour le Guitar’s day. Philippe et Antoni seront au son, Axel et Jean-Marc aux photos, Cécile à la caméra, Thierry et Sylvie aux lumières, Myriam aux personnes.

Rendez-vous à 8h30 pour installation du matériel.

- 3.2 Concert des professeurs

L’accord a été donné pour fermer la Rue des Ecoles.

L’accord pour l’église a été reçu pour la répétition du 24 et pour le concert. Voir à partir de quelle heure nous pouvons y faire des essais de son.

La mairie a donné son accord pour la petite scène dans l’église et pour la camionnette.

Philippe a trouvé une contrebasse, reste un pied à fabriquer.

Une invitation sera envoyée à la Mairie et aux riverains pour les prévenir de la manifestation.

Pour l’affiche, voir avec les professeurs (Sandrine M).

Antoni s’occupe du sonorisateur.

4 – Point sur les demandes d’achat :

- 4.1 Achat d’une double pédale pour batterie

Pédale demandée pour jouer du « metall ».
Le prix d’achat est de 240 euros mais « La Baguetterie » pourrait reprendre la pédale livrée avec la batterie soit -80 euros.
Coût pour l’association 160 euros, achat voté à l’unanimité.

- 4.2 Fournitures de bureau

Cécile s’occupe de faire les achats répertoriés par Sarah, qui ne sont que des biens consommables ordinaires.

- 4. 3 Lecteur de CD pour Ewa

Voir plutôt pour une mini-chaîne hifi avec branchement MP3 (environ 60 ou 70 euros) qui resterait dans la salle.
Philippe s’en occupe.

5 – Salariés :

- 5.1 Entretien avec François :

Présents pour le Conseil d’Administration : Cécile, Antoni, Philippe.

Après discussion avec plusieurs parents, nous avons demandé à François de nous expliquer sa méthode de travail et nous lui avons rapporté les difficultés de certains de ses élèves à s’y adapter.

François défend et utilise une méthode d’apprentissage basée sur l’éducation de l’oreille et l’improvisation avant le passage à l’étude de partitions existantes.

Nous lui avons demandé de revenir à une méthode plus « traditionnelle » avec les élèves qui le souhaitent.

Pour la rentrée prochaine, nous informerons dès l’inscription les adhérents piano sur les deux méthodes d’apprentissage, afin d’éviter ces difficultés d’apprentissage.

- 5.2 Engagement de Myriam et étude de la proposition d’un ensemble d’accordéon

Nous avons été ravis de constater l’engagement de Myriam auprès de ses élèves. Elle a réussi, entre septembre et décembre, à monter un petit ensemble d’accordéons et à leur faire jouer plusieurs morceaux lors du 1er samedi musical (à vérifier : A-t-elle fait des heures supplémentaires pour cela)

Réflexion sur l’ouverture d’un ensemble d’accordéons : vérifier l’implication des élèves, les possibilités financières et l’implication future de la professeur d’accordéon.

Dans le principe le Conseil d’Administration est d’accord.

- 5.3 Présentation et faisabilité avec l’association de Rudy.

Rudy a présenté à Philippe et Antoni l’association qu’il vient de monter. Il aimerait pouvoir assurer les cours de hip-hop qu’il dispense à la GAF par l’intermédiaire de cette association.

Son association compte 3 « intervenants bénévoles ».

Les prestations de Rudy seraient rémunérées par la GAF après signature d’une convention entre nos 2 associations. Rudy ne toucherait pas cet argent qui servirait à développer le capital de son association.

Après réflexion, les conditions nécessaires à un fonctionnement des cours de hip-hop selon les critères fixés par la GAF ne semblent pas réunies. Les membres du Conseil d’Administration décident donc à l’unanimité de refuser la proposition de Rudy et de lui proposer de continuer à assurer les cours de hip-hop sous contrat CDI comme actuellement. Philippe lui enverra un courrier dans ce sens.

6- Divers :

Point réunion avec la Mairie :

  • Présents pour le Conseil d’Administration : Philippe, Cécile, Patricia.
  • Présente pour la Mairie : Madame Barral
  • Nous avons présenté notre nouveau Président à Madame Barral, et l’avons informée de la nouvelle composition du Bureau et du Conseil d’Administration.
  • Nous avons ensuite présenté nos objectifs pour la saison en cours.
  • La représentante de la Mairie nous a assuré que la subvention sera maintenue mais qu’il y a peu de chance que son montant soit augmenté. La décision sera prise en début d’année 2010 (les décisions budgétaires des communes risquent d’être retardées).
  • Salle 1 : Madame Barral nous a assuré que la salle 1 sera laissée telle quel. Une autre solution est en cours de réflexion pour les décors de la Compagnie des Mots.
  • Pour le gala de danse, Madame Barral est restée réservée quant à l’obtention de gradins et à l’occultation de la salle polyvalente du Trépadé.

Organisation d’une réunion CA/profs pour leur proposer une présentation de chacun sur notre site, date à fixer d’ici février.

Fin de réunion : 13 h

Prochaine réunion du Conseil d’Administration : le samedi 6 ou 13 février 2010 (à confirmer), 9h30



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