Membres Présents : Christine Bruschi, Isabelle Poitau, Patricia Pottier, Sylvie Husson, Laurence Delbart et Agnès Waterson
Membres Excusés : Amina Laleg, Mathilde Bras, Jean-Philippe Dijoux, Cécile Bernadet, Virginie Dijoux, Elisabeth Rodriguez, Laurence Frassetto

SACEM

Colomiers a eu un souci avec les timbres SACEM, qui ne seraient valables que si l’utilisateur d’une copie timbrée possède également l’original. De plus, ils ne seraient valables qu’un an (une copie devrait être re-timbrée si elle est utilisée l’année suivante)
• Demander aux professeurs que, dans les salles de cours et les armoires, il y ait uniquement des originaux (pas de copie même timbrée).
• Proposer aux professeurs que les élèves ne viennent qu’avec la partition en cours d’étude.

Prélèvement à la source

Alter Ego a proposé un petit-déjeuner autour de cette question, ce vendredi 12 Octobre. Il en ressort que :
• Même si toutes questions sont à poser à l’administration fiscale, ce changement est anxiogène et Alter Ego conseille de faire une communication auprès de nos salariés.
• Le seul taux utilisé (pour le prélèvement) ne peut être que le taux qui nous sera communiqué par l’administration.
◦ Un nouvel embauché dans notre structure se verra appliqué le taux neutre, même s’il nous montre le taux utilisé dans une autre structure.
◦ Un salarié qui voulait garder son taux confidentiel, se verra appliqué le taux neutre, même si par la suite il change d’avis. Dans ce cas, il faut qu’il en fasse la demande à l’administration fiscale qui nous communiquera le nouveau taux.
• Les feuilles de paie sont des données considérées comme sensibles et confidentielles. A ce titre, elles ne peuvent pas être envoyées par mail. Si on veut mettre en place la dématérialisation, il faut dans ce cas faire appel à un prestataire pour la mise en place d’un coffre-fort électronique. Sinon, conserver les feuilles de paie au format papier (avec envoi par la poste ou dépôt dans les bannettes).

Salariés

3.1 Horaires de Céline
• Les heures rattrapées sont celles liées aux absences de convenances personnelles (cf. fichier en date de fin Août)
• On avait enlevé sur le salaire de septembre
◦ 19h non faites sur la saison 2017/2018 => on les garde enlevées
◦ Le mercredi 29/08 (4h) => On les remet (certificat enfant malade fourni un mois après l’absence)
◦ Le lundi 17/09 à la gendarmerie (3h) => on les garde enlevées
• Tout avait été enlevé sur Septembre. On ajoute sur Octobre les 4h du 29/08.

3.2 Lui écrire un courrier : pour remonter les constats qui ont entraîné des différents dysfonctionnements qui ont impactés le bon déroulement de l’association
(Courrier indépendant du courrier du solde de tout compte)
• @Christine (clés (dont celle du coffre) laissées à un professeur / retards réguliers par ex le mercredi / état de fichier adhérents / remise de chèques d’Octobre / paiements dissociés des fiches famille sans saisie dans le fichier / non-respect des consignes et du règlement intérieur des adhérents (cours d’essai, espèces,..) / critiques faites ouvertement des consignes et décisions du CA auprès des profs, des adhérents et des bénévoles)
• Remarque : dernier versement à la banque en Août 2018 des adhésions de Juin.
• Problème de trésorerie pour payer l’URSSAF à mi-octobre et les salariés à fin d’octobre.
3.3 Ecrire un mail aux adhérents pour s’excuser des différents dysfonctionnements du secrétariat et annoncer le remplacement : @Patricia
3.4 Ecrire un mail aux professeurs pour expliquer les dysfonctionnements : @Sylvie

Absence et rattrapage des cours

Toute absence des salariés (hors absence de droit, ex maladie) doit être signalée avant l’absence.
• Elle ne sera pas rémunérée sauf si elle est rattrapée.
Si elle est rattrapée,
• la feuille de rattrapage doit être remplie avant le rattrapage.
• une raison (autre que raison personnelle) doit être renseignée.

Recrutement sur le poste de secrétaire

5.1 Bilan des 1ers contacts
4 personnes contactées téléphoniquement – entretiens proposés à 2. Cécile et Patricia font les compte-rendu des entretiens et le choix du CA se porte sur Sandrine Guidoux que nous contactons en séance pour lui annoncer que sa candidature est retenue et organiser sa prise de poste le lundi 15 octobre.
◦ @Christine : préparer le contrat (pour ce lundi 15 Octobre)
◦ Organisation du début du travail
▪ Secrétariat fermé aux adhérents les 15 et 16 Octobre
▪ Lundi lui demander si elle peut venir de 19h à 22h afin de pouvoir lui montrer certains fonctionnement :
• Comment saisir les fiches dans le fichier Adhérent
• Comment remplir le fichier facture
• Comment sortir les feuilles de présence
• Comment saisir les chèques par mois

▪ Mardi, on lui demande de poursuivre la saisie du fichier Adhérents (passage d’Isa et Laurence en back-up)
• Saisir toutes les fiches dans le fichier Adhérents

▪ Mercredi, réouverture du secrétariat aux adhérents
• Poursuite de la saisie des fiches dans le fichier Adhérents
• Accueil des adhérents

▪ Par la suite,
• Sortie des feuilles de présence
• Saisie dans le fichier Adhérents des paiements (adhésions et cotisations) d’Octobre (saisie par Sylvie) pour rapprochement paiements/adhérents
• Traitement des chèques de vacances (certains sont valides uniquement jusqu’en Décembre) : Saisie via un tableau pour les tracer et les prioriser + tampon GAF + vérification date de validité
• Saisir les chèques par mois de versement
▪ Vacances de Toussaint : Secrétariat ouvert la 1ère semaine

• Prévenir l’ensemble des autres candidates par un mail que leur candidature n’est pas retenue.

5.2 Horaires du secrétariat
• 12h /19h30 : le mercredi
• 16h30 / 19h30 : les autres jours (lundi, mardi, jeudi, vendredi)
• Dans le contrat, ajouter :
◦ 1h de plus par jour en Juin et en Septembre (à concurrence de 23h)

5.3 Jeu de clés
• Mails aux professeurs : Qui a son jeu de clés, qui a besoin de passer au secrétariat pour entrer dans sa salle : ◦ @Isabelle
• Plus d’accès au secrétariat pour les professeurs en dehors des heures d’ouverture de celui-ci (RGPD)
• Nouveau jeu de clés : Demander l’autorisation au service technique