Graines d’Artistes de Fonsorbes
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Réunion de préparation de la rentrée du 25 août 2004
Article mis en ligne le 27 août 2004

par MPG
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Compte-rendu de la réunion de préparation de rentrée 2004/2005 mercredi 25 août 2004

Début de réunion 14h30 - Fin de réunion 17h00

Présentes : Patricia Pottier, Cécile Fritzke, Marie-Pierre Gasquet, Isabelle Chouard

Ordre du jour :

1. Affaire Rayssac
2. Salle de danse
3. Dates Spectacles pour 2004/2005
4. Stage « jeux en groupe »
5. Sorties proposées en 2004/2005
6. Prévisions d’achats
7. Forum des associations
8. AG
9. Divers


1. Affaire Rayssac

- Cécile a envoyé début août un courrier à notre avocat pour confirmer notre intention d’engager une procédure civile à l’encontre de Mr. Rayssac.
- Les 2 chèques de remboursement suite à la condamnation pénale de Mr. Rayssac du 08/06/04 nous sont parvenus (8799,71€ somme détournée avouée pour 1996-1998 et 1500€ frais de procédure) en août. Ils ont été déposés à la banque.
- La possibilité d’investir cet argent dans un piano avait été évoquée lors des dernières réunions. A rediscuter en CA.


2. Salle de danse

- Une réponse de la mairie nous est parvenue en août concernant la répartition des créneaux pour la rentrée. Notre demande n’a pas été retenue. Nous disposons du lundi soir, mercredi, vendredi soir (comme l’année dernière) et du samedi matin (en vertu de l’alternance). Il nous est proposé d’utiliser la salle le jeudi après les Etoiles (soit après 19h15 !!).
Cécile fera un courrier à la mairie en insistant sur le fait que le créneau qui nous est attribué n’est pas utilisable (soir/jeunes enfants) et que les Etoiles pourraient utiliser leurs créneaux au max. (ex : tout le samedi après-midi ou plus tard en soirée au lieu de bloquer deux soirées et ½ journées pour 9 heures de cours !) .
Le courrier sera publié dans la prochaine lettre d’info.
- Nous souhaitons qu’à partir de la rentrée, les profs de danse prévoient une pause le mercredi après-midi entre 17h00 et 17h15 (pour régler les problèmes d’organisation entre elles ou avec les membres du bureau : c’est le seul jour où elles sont présentes toutes les deux puisque Christelle termine à 17h et Christine commence à 17h15 le mercredi).


3.Dates spectacles 2004/2005

- Nous n’avons aucune réponse écrite à nos demandes de salle Cinéma ou Bidot pour les spectacles 2004/2005.
La mairie n’a pas terminé le planning d’occupation de la salle Bidot pour la saison 2004/2205. Mme Fabre nous a promis de nous en informer à la rentrée.
- Fête du cinéma : Véronique téléphonera à l’Atelier pour avoir confirmation de notre participation.


4. Stage « jeux en groupe »

- Le stage « jeux en groupe » ne paraît pas pouvoir être proposé avant les vacances de février (l’organisation doit encore être étudiée et mise en place : trop tôt pour Toussaint et Noël pas un bon choix).


5. Sorties proposées pour 2004/2005

- Pour Casse-Noisette, nous n’aurons que peu de places (19) à régler tout de suite.
- Est-ce que la réservation pour le spectacle de théâtre proposé par Marie-Pierre a été faite ?
- Spectacles proposés à imprimer sur le dos de la facture envoyée aux adhérents


6. Achat matériel

- Cécile a acheté l’appareil photo numérique. Il reste chez elle (risque de vol au bureau), à disposition de tous.
- Nous avons commandé un tapis de sol pour les spectacles de danse : prix 1250 €
- Il faudrait se décider pour l’achat du PC lors de la prochaine réunion du CA
- Pour les achats de matériel musique et lumière, Véronique devra demander rapidement à Cyril où il en est


7. Forum des Associations

Le forum a lieu le dimanche 12 septembre 2004 de 10 h à 18h.
- Le stand (double) sera installé le samedi 11 septembre à partir de 16 h
- Nous organiserons comme chaque année un repas commun avec nos familles le samedi soir(proposition : créole !) Pour cela, Isabelle demandera à Marc s’il peut nous prêter comme les années précédentes les locaux du tennis.Merci de vous inscrire dès la rentrée auprès de Véronique !
- Permanences des membres du CA sur le stand le 12/09 :

Cécile 9 h 30 - 13 h et 17 h - 19 h
Patricia 9 h 30 - 13 h et 17 h - 19 h
Mapie 12 h 30 - 17 h
Isabelle 11 h 30 - 15 h et 17 h - 19 h

Les autres membres du CA vont être appelés par Véronique pour leur demander leur disponibilité. Il nous faut surtout du monde pour l’après-midi (plage 14-17h) et le soir pour démonter !
Véronique demandera aux profs leur disponibilité pour le 12/09.
Un double des factures envoyées aux adhérents devra figurer dans les classeurs adhérents (pour le cas où des adhérents viendraient payer sur le stand)


8.AG

Notre AG est prévue pour le

lundi 15/11/2004 à 20 h 30

à la salle de cinéma. Véronique devra faire la demande de salle rapidement.


9. Divers

- Notre logo va être mis sur la banderole.
- Nous n’avons toujours pas reçu de devis pour des gradins (pour spectacle de danse). A relancer
- Véronique va taper la liste d’évènements avec dates (sous réserver de confirmation des salles par la mairie) qui sera imprimée au dos des factures aux adhérents.
- Mapie fera également une « brève » sur notre page web pour rappeler le début des cours et Véronique enverra un message aux adhérents disposant d’un e-mail :
mercredi 08/09/04 à 16h pour la constitutions des groupes de théâtre (Bruno) ; pour la danse, Christelle et Christine seront présentes lundi 6 après 17h, mercredi 8 de 14 à 18h et vendredi 10après 17h pour renseigner les parents et orienter les élèves vers le « bon » groupe. Semaine du 13/09/04 : toutes activités.

Cela sera à rappeler également au dos des factures
Véronique vérifie avec Bruno, Christelle et Christine pour vérifier leur présence. Un panneau sera à afficher à la salle de danse pour indiquer où les profs se trouvent ! (Véronique)
- Réimprimer et mettre sur le web la liste des cours collectifs (avec horaires), rajouter la danse et un cours de Djembé adultes.
Pour le cours de Djembé adultes, demander à René (Véronique) s’il peut et veut le faire et quand. S’il est d’accord, proposer ce cours lors des inscriptions pour éviter de le commencer en sous-effectifs (pour l’instant 3 demandeurs)
Bien préciser que tout cours collectif peut être fermé ou avoir son horaire modifié en fonction des inscriptions jusqu’en fin septembre (A DIRE ABSOLUMENT AU FORUM, A AFFICHER AU SECRETARIAT)
- Pour les auditions intermédiaires, Véronique demandera à Sandrine si elle est d’accord pour en faire une ou deux le même jour qu’Ewa (plus facile au niveau organisation), en 1 concert commun ou 2 concerts séparés selon sa préférence et l’avis d’Ewa et selon la durée et le nombre d’élèves.
- Les nouveaux horaires du secrétariat sont à modifier sur la plaquette, sur le web et sur le répondeur et à imprimer au dos des factures
- Le message du répondeur devra être actualisé et raccourci (Véronique)
- Les permanences des membres du bureau (à afficher au secrétariat) :
« Les bénévoles gérant l’association vous recevront sur rendez-vous aux horaires suivants :
le mercredi de 14 h 30 à 15 h 30 et de 16 h 30 à 17 h 30 ;
le jeudi de 19 h 45 à 20 h 30 »
- Marie-Pierre va faire tirer pour vendredi 27/08 500 cartes d’adhérents (couleur « pétard »)
Elles seront à envoyer par courrier lundi 30/08 avec les factures aux pré-inscrits
Lundi 30/08 à 14 h 30 seront au secrétariat : Isabelle, Patricia et Cécile pour aider Véronique à remplir les cartes d’adhérents et préparer les courriers.
- Isabelle propose de prendre en charge avec son mari pour la nouvelle saison l’accrochage et le décrochage de notre banderole.
Un grand merci d’avance !!
Il faudra essayer de les prévenir le plus tôt possible !
- Le questionnaire ébauché la saison passée devra être finalisé pour être distribué aux adhérents avec la prochaine lettre d’info (prévue pour la Toussaint) et la convocation à l’AG.
- Patricia relira et corrigera si besoin le compte-rendu de la réunion CA/profs du 29/06 et le passera sur le web après relecture des participants. Il sera aussi à envoyer à l’ensemble des profs avec leur bulletin de salaire d’août.
- Nouvelles feuilles de présence des profs à faire pour la saison 2004/2005 (Véronique)
- Véronique fera avec Cécile un formulaire de déclaraton des employeurs destiné à nos profs et à faire remplir à la rentrée.
- Aide à Véronique pour la rentrée :
En soirée, Véronique téléphone si besoin, pas de permanence systématique
Pour le mercredi 01/09 : Véro téléphone si besoin est.
Pour le mercredi 08/09 : seront présentes :
Mapie/Cécile : 14 h- 16 h
Patricia/Isabelle : 16 h - 18 h
Si d’autres volontaires, volontiers !!
- Demander à Diane les codes de messagerie (pour pouvoir lire à distance les e-mails envoyés à la GAF) ! PC et connexion très lents en ce moment.
- Patricia appelle Marie-Christine pour faire le point sur les comptes.
- Sandrine nous a envoyé un faire-part de la naissance de sa petite fille Clarysse (à admirer au secrétariat).

Il va falloir recruter des bénévoles pour la rentrée !!! Alors sortez vos carnets d’adresse et soyez très très gentils avec ceux que vous appelerez !! Merci

Prochaine réunion du CA : jeudi 23/09/04 à 20 h 30



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