Résumé de la réunion, 24 juin 2012, 9h30-13h

Membres présents :
Philippe Grenier, Myriam Ringue, Antoni Pétraroli, Sylvie Nicolas, Thierry Baylot, Cécile Fritzke, Claire Mandon, Patricia Pottier.

Membres excusés :
Axel Fritzke, Marie-Pierre Gasquet, Viviane Faure, Benoit Perrichet.

Administratif

– 1. Validation du CR de réunion du CA du 16 mai 2012 :
Le compte-rendu de réunion du Conseil d’Administration du 16/05/2012 est validé à l’unanimité.

– 2. Bilan financier de l’année 2011/2012 :
A ce jour, un déficit de 2000€ est prévu en fin de saison, sans compter le versement de primes.
Il manque encore le dépôt de chèques de juin : environ 5000€.
La subvention Mairie n’a pas encore été versée.

– 3. Bilan des réinscriptions et planning des professeurs et animateurs :

• Les listes d’attente seront arrêtées à 10 demandes.
• Les horaires au vue des inscriptions actuelles sont passés en revue, professeur par professeur, en comparaison des horaires de la saison qui se termine.
• Des projets de nouvelles classes pour la saison prochaine ont été proposés par les professeurs/animateurs : ensemble impro Jazz ; Caisses Claires ; ensemble acoustique ; 2 ensembles de niveaux différents en flûte à bec, ensemble cuivres ; heures d’accompagnement pour duos/trios ; passage de 3 groupes de théâtre de 1h30 à 2h ; création d’un cours technique en hip-hop ; ...
  Cela représente + 6h30 de cours par semaine
• Réflexion sur les tarifs de ces ensembles/groupes/ateleirs :
  • réflexion sur la création d’un tarif « cours danse compagnie » à payer en + : 250€/an.
  • Création d’un tarif 2h pour le théâtre au prorata du tarif actuel.
  • Décision du CA : Si un adhérent demande instrument + classe et ensemble, alors l’ensemble sera payant.
  • Pour les ensembles : ouverture à 4 adhérents min. pour une durée de 1h30 (peut-être plus si l’ensemble s’étoffe à + de 4).

– 4. Préparation de la réunion CA/Professeurs/Animateurs

• La réunion est prévue le 02/07/2012 à 20h + repas en suivant.
  Etant donné que différents horaires sont cités par différentes personnes, un rappel par mail est nécessaire.
• Repréciser la définition de l’atelier, de l’ensemble ou groupe, le minima nécessaire pour l’ouverture, le coût pour l’association
• Calendrier spectacles à discuter :
  • début des cours : 3 septembre
  • Forum des associations : 9 septembre
  • AG : 12 novembre
  • Gala de danse : début juin
  • Concert des Profs : avril/mai
  • Bidot : février
  • Théâtre : mai
  • Fête de la Musique : ce jour restera sans cours dans le seul but de permettre aux professeurs/animateurs de l’organiser.
• Proposition de Claire : Mise à disposition au secrétariat un Cahier de liaison pour les professeurs/animateurs avec un responsable pour une période déterminée, afin de faciliter la communication entre eux.
• Un point sera mis sur le manque de communication entre les professeurs/animateurs.
• Le CA ne tolérera pas d’attaques personnelles entre collègues comme lors de la dernière réunion.
• Préciser que les membres du CA ont retenu le versement d’une « prime » malgré les finances serrées, et ce en reconnaissance du travail fourni et de l’implication dans la vie de l’association.
• Les Professeurs/animateurs souhaitent que chaque membre du CA s’exprime lors d’un tour de table : avis mitigé en retour : les décisions du CA sont normalement prises avant la réunion avec les professeurs et sont exprimées par le porte-parole, un tour de table ne semble donc pas nécessaire, sauf cas exceptionnel.

– 5. Primes
Les membres du CA ont voté le principe du versement d’une « prime » selon les critères retenus précédemment. Voir le détail dans le tableau diffusé.

Salariés

– 1. Bilan des entretiens annuels :
Tous les entretiens ne sont pas terminés.
Les comptes-rendus sont à partager par mail.

– 2. Cécilia

• En raison du bon travail fourni par Cécilia, notre secrétaire, proposition d’avancer la date de passage de son contrat CDD en CDI au 1er juillet (initialement prévu au 1er septembre).
• Proposition acceptée à l’unanimité. Un avenant au contrat est donc à faire, passage du coefficient de 245 à 255 (prévu lors de l’embauche)
• Congés d’été de Cécilia : mi-juillet – 1ère semaine d’août

Questions diverses

– 1. Disponibilité des bénévoles :
Un tableau sera à disposition sur Google.

– 2. Achats à faire

• Demandes d’Axel : La capacité de notre site est arrivée à son maximum quant au stockage de photos et vidéos. Solutions proposées : trier, réduire la résolution après 1 an, augmenter l’espace acheté
• Le CA décide de faire du « ménage » « et d’augmenter la capacité de stockage : coût environ 60 dollars/an
• Besoin d’acheter un ou deux disques durs pour garder l’historique visuel de l’association, coût maximum 200 € : Demande acceptée.
• Les photos et films pris par d’autres bénévoles sont à transmettre par clé USB et non pas sur un lien à télécharger, ce qui prend trop de temps.
• La peau d’un djembé est à changer, coût environ 80 €
• Demande d’une élève danse d’acheter son costume « tortue » du dernier Gala. Etant donné qu’il en resterait encore 4 après l’achat, nombre permettant de s’en resservir, la demande est acceptée. Prix d’achat : 20 €
• Demande de Christelle :
  Projet de donner en tant que formatrice une formation proposée par l’UDEMD, mode de règlement financier de Christelle à clarifier avec l’UDEMD.

Prochaine et première réunion du CA pour 2012/2013 : 01/09/12 à 10h

Prochaine réunion CA/Profs et Animateurs : 01/09/12 à 12h avec repas