Graines d’Artistes de Fonsorbes
Promouvoir les activités culturelles : musique et danse

Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901

Résumé du CA du 11 novembre 2017
Article mis en ligne le 19 janvier 2018

par Pat

Membres Présents : Isabelle Poitau, Patricia Pottier, Sylvie Husson, Amina Laleg, Mathilde Bras, Cécile Bernadet, Laurence Delbart, Virginie Dijoux, Jean-Philippe Dijoux, Christine Bruschi, Elisabeth Rodriguez, et Agnès Waterson
Membres Absents : Brice Maruejouls, Laurence Frassetto

Matériel

• La batterie pour le groupe Blues/Jazz/Impro de Richard a été achetée (pour 150€).
• Demande pour des éléments de batterie : Alain a fourni une liste de matériels à acheter (environ 350€ de dépenses). Sa demande sera étudiée en fonction de l’urgence mais, au vu du budget, elle n’est pas prioritaire (les peaux de batterie achetées urgemment il y a deux ans, ne sont toujours pas installées).
• Une liste de matériels non utilisé a été envoyée par Cyril.
• Lui transmettre notre accord pour qu’il vende d’occasion ce matériel.
• Budget matériel pour la saison 2017/2018 : Vu l’état financier de l’association, il n’y a pas de budget disponible pour l’achat de matériel. Pour les réparations empêchant le fonctionnement, on verra au cas par cas.

Plannings Professeurs

• Guitare : Un élève de Richard souhaiterait jouer en groupe
Contacter les guitares acoustiques de Cyril pour vérifier s’ils sont prêts à reprendre (ils n’étaient que quatre). Si leur réponse est négative (ou s’ils ne sont pas cinq au final), proposer à l’élève de rejoindre le groupe acoustique de Sandrine. Sinon, lui laisser le choix entre les deux groupes.

• Piano : Suite à un déménagement, Ewa va perdre 50mn de cours en Janvier. Il y a quelques listes d’attente mais que faire pour le solfège s’il y a de nouveaux inscrits ?
S’ils sont disponibles (à partir de Janvier) aux créneaux laissés vacants, leur demander de suivre dès maintenant le cours de solfège (il y a de la place au cours FM1 de Bernadette le mercredi de 17h15 à 18h15).

• Formation Musicale (FM) :
Vérifier les feuilles de présence et, si besoin, prévoir un mail aux absents leur rappelant que le solfège est obligatoire.
Les trois élèves de FM3 (ayant initialement cours à 17h15) dont le cours a été déplacé à 14h et qui, depuis, ne peuvent pas suivre le cours de FM3 sont exonérés de solfège cette année.
Leur faire un mail pour leur signifier le caractère exceptionnellement de cette dérogation et leur rappeler que, la saison prochaine, ils devront obligatoirement suivre un cours de FM s’ils souhaitent suivre un cours d’instrument.

• Violon : Cette saison, Marie n’a que 1h50 de cours par semaine.
Actuellement, le minimum légal est de 2h/semaine et il risque de passer à 4h/semaine en Janvier.
Attente de la lettre pour acceptation de nombre d’heure inférieure à 2h. Si pas de lettre, nous aviserons de la démarche à avoir pour cette salariée.

Secrétariat : Céline n’a que 17h30 de travail par semaine à la GAF (alors que le minimum pour ce type de poste est 24h/semaine).
• Céline accepte également de travailler 17h30 hebdomadaire : Attente de sa lettre d’acceptation.

Administratif

• Danse / Dossier SURPLY : un mail a déjà été envoyé le 20 Septembre.

• Attestations CE : Selon le règlement de l’URSAF, les attestations correspondent uniquement aux sommes encaissées. La GAF doit donc faire autant d’attestations qu’il y a de règlements. Informer les adhérents de ce fonctionnement.
• Branchement Internet : La mairie demande que l’Atelier (association de cinéma) utilise la connexion Internet de la GAF pour récupérer le film de la maison mère, avant de le diffuser. Cela signifierait qu’il y aurait un câblage de notre box à la cabine de projection
Répondre à M. Rivière que la demande est acceptée sous réserve que l’Atelier fournisse le planning des utilisations (de la connexion Internet) et, quelques jours avant la date, rappelle à la GAF que la connexion sera utilisée ; signe une décharge comme quoi Atelier s’engage à être responsable de l’utilisation de la connexion Internet (et des téléchargements) et que, en cas d’éventuelles poursuites pénales, la GAF ne peut être tenue responsable de l’utilisation effectuée.

• Avenants : Ils sont établis ou en cours (car certains plannings sont encore changeants).

• Formations : Demander à Céline de transférer les mails « publicitaires » de formation, au CA uniquement (et non aux professeurs). Après validation, le CA pourra transférer aux professeurs.

• Déclaration des événements : Deux mois avant l’événement, il faut déclarer à la mairie qui sera guide- et serre-file. Trois noms (et donc 3 numéros de téléphone associés) vont être déclarés pour l’ensemble de la saison : Isabelle, Christine et Agnès. Quelques jours avant l’événement, en fonction des disponibilités, un mail sera envoyé à la mairie pour mettre à jour ces noms.
• Evénements : Demander auprès de la mairie si tous les événements ont bien été pris en compte. Envoyer un récapitulatif au CA et mettre à jour le site.

Préparation de l’AG 

• Convocation à l’AG : A envoyer ce lundi 15 Novembre.
◦ Avec la convocation, joindre l’appel à bénévole et la lettre (revue) de la présidente.
◦ Ce sera également mis sur le site.
• Les démissionnaires (élus en 2014) sont : Elisabeth, Virginie, Jean-Philippe, Christine.
◦ Ils se représentent tous les quatre.
• Bilan moral : Effectifs et événements réalisés
◦ Encore des adhérents perdus (14% en danse, 3% en musique individuelle, un peu plus en ensemble,…)
• Bilan financier : conforme aux prévisions (déficit d’environ 11853€)
◦ Il y a eu un souci avec la DADS (Déclaration unique des salaires) qui des pénalités et arriérés (une partie ou totalité pourra sans doute être récupérée à l’envoi d’une demande de recours gracieux). Cette année, c’est Alter Ego qui s’occupera de ces déclarations.
• Toute association a l’obligation d’avoir des réserves (pour couvrir les indemnités de licenciement). Avec le déficit de la saison 2016/2017 (plus de 8000 euros) nous n’avons plus la totalité de la réserve.
• Prévisions 2017/2018 : important déficit à attendre si subventions égales.
◦ Les salaires représentent 94% des dépenses, auxquels s’ajoutent Alter Ego et la Médecine du travail.
◦ Quelles solutions pour résoudre cette situation critique : Augmentation significative de la subvention ou augmentation significative des tarifs ? Ou fermer l’association ?

• Alter Ego / feuille de salaire : Le nombre d’heure hebdomadaire devrait être ajouté en commentaire.

Evénements

• Projets Tutti et Melting 
Il s’agit de deux projets différents et gratuits pour les adhérents (souhaitant y participer).
• Projet Tutti :
Ok pour le conte musical
Ok pour la partie « Joshua tree » à condition que les chansons soient liées par un fil rouge, une histoire qui permettrait de passer d’une chanson à une autre (pour rester dans l’idée du conte musical).

Rappel : Assemblée Générale (AG) sera le jeudi 30 Novembre à 20h