Membres Présents : Jean-Philippe Dijoux, Virginie Dijoux, Isabelle Poitau, Patricia Pottier, Sylvie Husson, Elisabeth Rodriguez, Antoni Patrolli, Laurence Delbart et Christine Bruschi

Membres Absents : Myriam Ringue, Philippe Bonin, Agnès Prost-Waterson, Blandine Brossier

Validation des CR de conseil d’Administration :
Report de validation du CR du CA du 04/06/2016 au prochain CA après l’AG.

Administratif :

• Bouchons pour Alain Gallart, professeur de batterie :
  Suite à son refus du rendez-vous précédent du 12 octobre 2016, il lui sera proposé un nouveau rendez-vous, en date du 21 novembre 2016, pour la prise des empreintes des oreilles, par le représentant de la société « Interson Protac », fabricant les bouchons. Mail à envoyer. Pour rappel, nous avons eu les précisions du médecin du travail concernant les recommandations sur le contenu des devis : Utilisation des bouchons en condition « conversation » sans les ôter (Tous le proposent ce produit)-Garantie 2 ans : un sur deux le fait.-2eme moulage gratuit : aucun ne le fait.-Produit d’entretien : non nécessaire lavable à l’eau savonneuse

• Préparation Assemblée Générale fixée au 16/11/2016 :
  Il faut que les professeurs soient informés de la date de l’AG (ils pourront faire un rappel direct auprès des adhérents). Un mail leur sera envoyé avec en pièce jointe le mail qui a été envoyé aux adhérents.

• Concert Téléthon :
  Demande par mail de Daniel Caruana, de la possibilité d’utiliser du matériel de la GAF lors du concert du 23 novembre 2016 à l’occasion du Téléthon, organisé par le comité des fêtes, auquel vont participer les groupes Tiou’s et FAG. La réponse est à envoyer après le CA ( la date approchant rapidement). Le CA est d’accord pour l’utilisation du matériel, mais uniquement à l’usage exclusif des groupes de la GAF, et ce , sous la responsabilité des professeurs qui jouent également dans les groupes. A voir pour la présence d’un bénévole.

• Cas réclamations/demandes adhérents :
  • M.F. a fait part à la GAF en date du 10 octobre, qu’il n’était plus en mesure de suivre les cours de guitare auxquels il était inscrit, pour cause d’un trop grand nombre de déplacements professionnels. Il souhaite être remboursé. Le CA est d’accord, car les contraintes professionnelles sont des aléas subis par l’adhérent. Il sera remboursé au prorata des cours déjà effectués, mais il lui sera demandé de fournir dans la mesure du possible un justificatif de son employeur stipulant cet état de fait.
  • Mme B. a demandé oralement un remboursement de cours de Modern Jazz pour lesquels est inscrite sa fille, car elle ne peut plus y venir en raison des difficultés d’organisation de la famille. Elle garde les cours de classique. La CA aurait souhaité une demande écrite. A la date du CA, ce n’est plus d’actualité, car il n’y a plus de cours de danse classique.

• Gestion des fiches de paies/ Société Alter Ego :
  La gestion des fiche de paye est un gros travail de certains bénévoles au sein de la GAF. C’est très lourd. De plus, cela nous expose aux réclamations des professeurs qui n’entendent pas forcément les réponses que nous leur faisons. Et surtout, il nous fait un comptable ou un logiciel agréé pour les télé-déclarations sociales (on n’a plus le droit de les faire "à la main"). Aussi, l’association souhaite sous-traiter cette partie. Patricia et Isabelle ont rencontré la société ALTER EGO. Voici le service que la société nous propose :
  • Traitement paie et de vos charges sociales (élaboration des fiches de payes), sur la base des éléments variables que nous leur transmettrons.
  • Gestion de l’URSSAF.
  • DSN (déclaration sociale nominative) relations avec les différentes caisses de cotisations.
  • Absences et sorties des salariés la préparation du certificat de travail, l’attestation Pôle emploi, le solde de tout compte
  • Contrats de travail et aménagement du temps de travail :conseil permanent concernant l’aménagement du temps de travail, pour le contrôle des heures supplémentaires ou complémentaires par exemple.
  • Régularisations s’il doit y en avoir
  • Pilotage RH
  • Assistance en droit social, en RH et veille juridique : un point régulier sur toute nouvelle disposition de la convention collective, mais également sur nos accords d’entreprise, nos usages ou notre règlement intérieur
  • Assistance lors de contrôles de l’administration et Prélèvement à la source si mise en place.
  Attention, toute différence par rapport à la trame de base entraînera un surcoût.
  Sachant qu’on peut continuer à faire nos calcul d’heures pour vérification. La DSN va devenir obligatoire en janvier ( on aurait dû faire les premières démarches aux payes de juillet)et notre fichier de paye n’est pas homologué pour faire cette déclaration. Alter ego peut donc lancer la machine et une fois en place, on avise... on peut toujours reprendre le dossier. Potentiellement,il pourrait par la suite nous faire bénéficier d’un de leur service de paie en ligne après avoir validé la qualité de leur prestation (après le 1er trimestre 2017 ) et ce service serait bien moins cher. Ce sera à voir ultérieurement.
  Étant donné que ce qui nous lie est une lettre de mission, et non un contrat, nous pouvons arrêter quand bon nous semble en respectant un préavis de deux mois.
  Ils proposent aussi la DADS-U .
  Le virement des payes restera au sein de la GAF.

• Lundi de Pâques, 1er mai, 8 mai, de Pentecôte :
  Le lundi de pentecôte, tout le monde travaillera comme un jour normal( décision de l’employeur). Il faut prendre renseignement auprès auprès du CNEA, pour savoir comment cela se concrétise en rémunération et sur le fiche de paye, car ce n’est pas payé normalement.
  Le 1 mai, le profs ne travailleront pas, mais seront rémunérés. C’est le seul jour ferié/chômé selon le code du travail et donc qu’on fera sauter quoiqu’il arrive. Pour le lundi 8 mai et le lundi de pâques, il faut voir également avec le CNEA, ce que dit la convention collective à ce propos.

• Règlement intérieur des professeurs :
  Il a été relu, quelques modifications sont possibles. Il faudra qu’il soit prêt pour être mis dans les avenants aux contrats des professeurs.

• Déclaration de manifestations :
  Toutes doivent être soumises à autorisation de la mairie. A partir de Janvier 2017 remplir le formulaire de déclaration de manifestation sur le site au moins 1 mois avant, avec fourniture de l’assurance responsabilité civile.

Théâtre :

Stage de théâtre :
Un devis a été soumis au CA pour le we du 24 et 25 juin. Organisation par Sylvie d’une répétition, mise en place de la scène et représentation à l’endroit même de l’hébergement dans le Gers en tipi. Le montant de l’hébergement s’élève à 648 € au total ou 129 € par tipi. Sachant que seulement 10 ados font la représentation, donc répartis dans deux tipis avec à chaque fois un adulte encadrant. SI on calcule, c’est 21,50€ par personne. Si, prise en charge c’est donc 10X 21,50= 215 €.
A savoir, le montant ne couvre pas la « formation » ou des frais engagés pour la représentation de théâtre lui-même mais bien l’hébergement.
Le CA décide de donner une somme forfaitaire de 20€/élève pour participation au projet (et encouragement de ce type d’initiative). Un mail de réponse sera fait à Sylvie.

Musique :

• Clarinette :
  La recherche d’un professeur pour aussi peu d’heure se révèle ardue. Pas moyen de trouver un candidat. En cours de CA, un candidat a rappelé la présidente. Il s’agit de M. Stanislaz Netter, qui semble d’accord pour prendre les 1h20 de cours.
• Stage « pratique d’ensembles » proposé par Sandrine :
  Il faut lui faire un mail pour lui demander des précisions qui permettront de calculer le tarif à demander aux stagiaires ( combien de groupes, sur combien de temps. Les groupes viennent ½ heure ou 3 heures ?...).
• Conseil Pédagogique :
  Il a été abordé le problème des jours fériés et le fait d’avoir une salle des professeurs, en salle 5.

Danse :

• Danse classique :
  Suite au congés maladie d’Aïka, nous sommes en recherche de remplaçantes pour ce congés et pour la suite, à savoir son congés de maternité. On a peut-être un professeur pour le mercredi, mais qui n’a pas de voiture. A voir pour la ramener à Plaisance-Du-Touch, afin qu’elle puisse prendre les derniers transports en commun vers Toulouse. Ce professeur peut commencer à partir du 16 décembre. Nous avons un deuxième professeur pour le vendredi. Il est envisagé de lui rajouter l’heure de pointes du mercredi, qui passerait du coup au vendredi. Si on déborde après 22h, on lui paierait les 30 minutes après 22h. Cette personne peut commencer dès le 18 novembre 2016, soit vendredi prochain.
• Gala :
  Nous avons déposé une demande pour la salle de Bonrepos pour le gala de danse. Seulement nous n’avons pas la certitude d’avoir le service technique pour le déplacement de la scène et des chaises. Tous les événements n’ayant pas été encore programmés par toutes les associations. J’ai bien insisté sur le fait que c’était notre plus grosse représentation et mon interlocutrice au bureau m’a demandé d’envoyer un mail à mr Biales responsable technique et de rajouter qu’on avait nos chances car ce n’était pas en juin, surbooké !Il faut envoyer un mail à M. Chouart, pour lui demander le support du service technique pour le montage de la scène à Bonrepos.

Le prochain CA aura lieu après l’Assemblée Générale.