Membres Présents : Christine Bruschi, Isabelle Poitau, Patricia Pottier, Elisabeth Rodriguez, Mathilde Bras, Brice Maruejouls, Cécile Bernadet, Laurence Delbart et Agnès Waterson
Membres Absents : Sylvie Husson , Jean-Philippe Dijoux, Virginie Dijoux, Amina Laleg, Laurence Frassetto

Validation des CR de conseil d’Administration

CR du CA du 12/12/2016 : validé après prise en compte de quelques précisions à prendre en compte concernant le professeur de clarinette

CR du CA/Profs du 04/01/2017 : validé après avoir précisé les dates des congés de cette saison 2016-2017 : Hiver du 10/02 au 17/02/2017 ; Eté du 17/07 au 11/08/2017

Administratif 

• Dossiers de Subventions
  • Dossier pour la Mairie :
  Ressemble au formulaire CERFA (sans l’être). Finalisé après deux rendez-vous avec la Mairie. Comme le budget doit être équilibré, la subvention demandée à la mairie est plus élevée que les années précédentes
  • Dossier du Conseil Départemental : pour la Musique uniquement
  Dossier avec une partie pédagogique et une partie analytique. Les professeurs ont été sollicités (ils devaient évaluer le niveau de leurs élèves) : ils (sauf une) ont répondu dans les temps
  Dossier quasiment finalisé, dont un courrier expliquant le déficit.
  Subvention plus élevée demandée.
  • Bureau des contrôles :
  Dossier destiné au Conseil Départemental pour contrôler l’utilisation de la subvention accordée l’an dernier (pour la musique uniquement) : Dossier quasiment finalisé
  • Pour les saisons futures
  Patricia a ajouté des colonnes au tableau du bilan financier présenté lors de l’AG, afin de faciliter le remplissage des tableaux financiers des dossiers de subvention
  Alter Ego nous enverra une répartition analytique danse / théâtre / musique
  Modifier les feuilles d’inscription/de pré-inscription de façon à ce que même les adhérents adultes donnent leur date de naissance (jusqu’ici le champ ‘Date’ était pré-rempli par ‘Adulte’ dans les feuilles de pré-inscription).

• Alter Ego
  Cela a pris beaucoup de temps pour ajuster les feuilles de paie mais les rendez-vous ce sont bien passés. A noter que ce que nous faisons auparavant a été validé.
  • Modification en cours : le nombre d’heures réalisées va être ajouté sur la feuille de paie (en plus du nombre d’heures ramenées à 35h)

Entretiens Annuels

Il faudrait que les entretiens annuels aient lieu au retour des vacances (de mi-Avril à fin Mai) => Référents : positionner les dates avec les professeurs.
Cécilia va diffuser les volets de l’entretien annuel à tous les référents.
Si ce n’est déjà fait, les référents vont donner à Cécilia les comptes-rendus des entretiens réalisés l’an dernier.
Mode opératoire :
• Lors de l’entretien, faire signer la 1ère partie au professeur
• Le professeur doit préparer l’entretien : actions prévues / réalisées / bilan ; points positifs/négatifs ; projet pour la saison prochaine ; formation souhaitée ; …

Résultats concours/examen

Ont déjà eu lieu : Musique  le concours Prodige, l’écrit du BMD Solfège, le BMD classique (instrument) ; Danse  une représentation en Moderne pour un événement organisé par le Lion’s Club (à la halle aux Grains au profit d’enfants en difficulté)
De très bon résultat – Dommage que si peu de professeurs les proposent à leurs élèves (et les y préparent).
• Serait-il possible d’écrire un article pour mettre en avant ces résultats (pour la partie musique, il y a déjà pas mal d’explications sur le site ; voir Isabelle pour la danse)
Il pourrait paraître dans Esprit d’Equipe et également être proposé au journal de la mairie.

Remplacement de Cécilia

Cécilia est enceinte, son congé maternité devrait aller de mi-Juillet à mi-Novembre (date à affiner).
• Actuellement, Cécilia a un poste d’accueil mais elle se débrouille vraiment bien en bureautique et elle sait prendre des initiatives.
• Cécilia est en train de rédiger une fiche de poste décrivant l’ensemble des activités qu’elle effectue.

Questions des Professeurs

• Deux élèves présentent l’option Danse au Bac et souhaiteraient utiliser la salle de danse pendant les vacances ou quelques samedis matins.
◦ La salle appartient à la mairie. La demande doit donc être faite directement à la maire.
• Stage « pratique d’ensembles » proposé par Sandrine : la date a changé (le 13 mai au lieu du 29 Avril), il y a 4 pianos et 2 autres instruments.
◦ Si au moins un inscrit n’est pas disponible à la nouvelle date, le stage sera annulé.
◦ Bonne idée à retenir pour l’an prochain : associer ce stage en amont du concert acoustique.
• Une maman s’est plainte auprès de Cécilia de l’attitude d’un professeur qui démotive sa fille.
◦ Si, après avoir discuté avec le professeur, la maman revient se plaindre, une lettre sera envoyée demandant au professeur qu’il se doit de mesurer ses propos et d’adapter son langage.
◦ Si les parents sont mécontents, au lieu de se plaindre auprès de Cécilia, leur conseiller d’écrire leurs griefs.
◦ Il existe une charte de l’adhérent. Une charte du professeur a été initiée (et présentée lors du CA/Profs de Sept 2016)… Peut-être faudrait-il la transformer en règlement intérieur (et le déposer à l’inspection du travail) ?

Demandes des adhérents

• Suite à son nouveau planning des cours (la fac fonctionne par semestre), un adhérent ne peut plus assister à son cours de guitare.
◦ Remboursement accordé car nouvel emploi du temps fourni.
◦ Pas d’impact sur l’horaire du professeur (c’est un cours collectif).
• Un adhérent ne trouve plus le temps professionnel d’assister à son cours de guitare.
◦ Remboursement accordé si un justificatif (de l’employeur) est fourni, sinon remboursement refusé.

Question diverse

• Transfert des compétences entre les anciens membres du CA et les nouveaux 
◦ Une fois le transfert des feuilles de paie sera finalisé à Alter Ego, il y aura du temps dégagé qui permettra de traiter les questions et problèmes en groupe.
◦ Continuer à identifier les points qui peuvent être traités par mail (avec réaction & accord par mail des différents membres du CA).

Prochaines manifestations

Quelle que soit la manifestation (hormis les samedis à la Médiathèque), l’organisation doit être transmise à la mairie, en particulier
• Qui est guide-file, serre-file,
• Qui contrôle les sacs à l’entrée.
@tous : Penser à indiquer sa présence dans le fichier partagé et à s’identifier sur un des rôles réclamés.
Question supplémentaire : Qui est formé aux 1ers secours ?
Normalement, nos manifestations sont trop petites pour nous obliger à faire appel à un SIAP mais la catégorie de la salle utilisée pourrait nous y contraindre.

Musique / Auditions 
• En Mai :
13 Mai : Concert acoustique
20 Mai : Samedi Médiathèque
• Auditions de Juin
Les dates des auditions sont fixées (entre le 12 et le 29 Juin).
Restent à confirmer auprès de Fêt’Art s’ils peuvent exceptionnellement libérer la salle.
◦ Un mail sera envoyé dès que les dates seront figées.
• Conte musical : le 25 Juin
Installation de 14h à 16h
Spectacle de 16h à 18h par les Initiation solfèges de Ewa et les Eveils de René (et quelques instrumentistes)

Danse / Gala
• Salle disponible à Bon Repos, à partir du vendredi 30 Juin 2107 (installation de la scène le vendredi matin) 
Voir l’organisation des répétitions (filages vendredi soir et samedi matin ?)
• Tarifs pour le gala 2017
1 place ‘Parent’ gratuite pour les parents qui aident (pour l’autre soir)
place ‘Adulte’ : 5€
place ‘Enfant’ : 3€ (de 2 ans à 18 ans)
• Dates du gala 2018 (pour réserver la salle du Trépadé auprès de la mairie)
Gala : vendredi 29 Juin / samedi 30 Juin
◦ Vérifier auprès des Professeurs que fin Juin est une date qui leur convient.
+ la semaine précédente pour les répétitions
◦ Salle à réserver du 25 Juin au 30 Juin 2018

Le prochain CA sera en Mai (entre le 10 et le 20 mai)
• Organiser un doodle pour savoir quelle date conviendrait le mieux.