Graines d’Artistes de Fonsorbes
Promouvoir les activités culturelles : musique, danse et théâtre

Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901

Résumé de la réunion du CA du 1er mai 2010
Article mis en ligne le 28 mai 2010
dernière modification le 28 mai 2012

par Pat
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Présents :
Philippe Grenier, Myriam Ringue, Thierry Baylot, Antoni Pétraroli, Claire Mandon, Cécile Fritzke, Axel Fritzke, Patricia Pottier, Sandrine Mouchonnier, Sylvie Nicolas, Marie-Pierre Gasquet.
Excusé : Benoit Perrichet.

I Administratif

- 1) Validation du CR du CA du 20 Mars 2010

Pour : 11 ;
Contre : 0 ;
Abstention : 0 ;
Compte-rendu validé à l’unanimité.

- 2) Point sur les tarifs 2010/2011

Les subventions n’augmenteront pas, nous espérons qu’elles ne diminueront pas.

Les salaires vont augmenter avec la prime de déroulement de carrière (189.64 x 12 = près de 2276 €) sans compter d’augmentation du point (non publiée à ce jour).

Le seul point incertain restant est le poste de secrétariat. (voir le point III)

Après avoir fait le point sur nos prévisions budgétaire, il n’apparait pas nécessaire de prévoir une augmentation des tarifs pour la saison prochaine.

Information sur les tarifs inchangés à faire auprès des adhérents.

- 3) Modification et validation du règlement intérieur.

Préciser les limites de date de paiement :

  • Pour les réinscriptions : avant le 5 septembre (Forum)
  • Pour les nouveaux inscrits : avant la fin septembre.
  • En cas de non respect de ces délais les créneaux attribués seront à nouveau libérés. Philippe nous propose par mail le texte à rajouter.

A préciser après vérification :

  • La responsabilité des professeurs et/ou des bénévoles n’est engagée que pendant les cours, les répétitions ou les passages sur scène et non pas pendant toute la durée d’un spectacle : Vérification de la couverture : par Philippe auprès de la MAIF et par Cécile auprès du CNEA.
  • Une phrase sera proposée à l’acceptation de tous à l’issue pour l’insertion dans le règlement intérieur.

- 4) Point sur l’organisation des inscriptions

Les réinscriptions se feront semaines 22 et 23. Les plannings des cours individuels seront réalisés en semaine 24. Penser à garder des créneaux en début de journée pour les plus jeunes et mettre adolescents et adultes en fin de journée.

Les nouvelles inscriptions se feront en semaine 25 (les 22, 23, 24 et 25 et 28 juin 2010 de 18 à 19 h 00 : permanences assurées par les bénévoles en binôme) en fonction des places restantes sur les plannings.

Attention : Penser à appeler en priorité les personnes sur listes d’attentes avant de prendre des nouveaux.

Remarques :
Règle à rappeler : lorsque l’on a déjà un créneau pour un instrument on n’est pas prioritaire pour un deuxième pour lequel une liste d’attente existe.

Pour les cours de guitare Cyril proposera de faire des cours collectifs pour certains élèves (dont il fixera la liste), ce qui pourra dégager des créneaux pour les individuels. Prévoir des cours collectifs de 4 élèves minimum pour 45 minutes ou plus, voir avec Cyril. Tarif à prévoir (Patricia nous envoie une simulation).

Un récapitulatif des consignes sera établi d’ici fin mai, afin d’homogéaniser les discours des différents acteurs concernés. (Philippe)

- 6) Bilan travaux salle 6

Prévoir pour cet été les spots à mettre et peut-être des mousses à enlever. Tâcher d’avoir l’avis et les besoins des professeurs concernés pour cet été.

- 7) Goûter pour les lauréats aux concours

Philippe s’occupe de renvoyer les résultats à tout le monde.

Marie-Pierre s’occupe de faire une affiche.

Sandrine s’occupe du goûter qui aura lieu le 19 mai 2010 à 17h.

Courrier d’invitation à envoyer à la mairie, prévenir les lauréats par mail ( Lynda + Cécile)

- 8) Entretien individuel avec les professeurs

Les entretiens doivent se faire avant les réinscriptions et débuteront le 10 mai 2010. Pour la danse c’est fait : ok pour les trois (Claire et Marie-Pierre).

Cécile fera un planning des dispos des bénévoles pour assurer ces entretiens sachant qu’il vaut mieux être 2 bénévoles par entretien dont un connaissant déjà le fonctionnement. Les créneaux seront fixés également en fonction des dispos des professeurs/animateurs.

- 9) Dossier de demande de subvention.

Le dossier de demande de subvention auprès du Conseil Général a été déposé vendredi 30 avril, dernier délai possible.

Afin d’éviter de telles situations d’urgence, il est demandé à ce que ce genre de dossier soit préparé à l’avance.

Il faudra exiger de la part des professeurs les résultats d’évaluation pour fin janvier (il faudra réinsister sur le fait que le statut de professeur inclut l’organisation d’évaluations régulières).

Cela est valable pour toute action semblable. A ne pas oublier : l’esprit de travail en binôme sur chaque opération, tout devant être contrôlé par un second bénévole avant envoi, lui laisser le temps nécessaire pour le faire.

En cas d’indisponibilité temporaire, prévenir les autres bénévoles pour demander une aide plutôt que d’engendrer une situation de stress inutile.

II Spectacles

- 1) Vernissage du Paf (1er mai 2010)

Il faut au même titre que les samedis musicaux booster tout le monde, mais les adhérents restent plus motivés pour les samedis musicaux.
Faire aussi attention à notre image lorsque l’on se produit pour de telles occasions (n’y envoyer que des adhérents de niveau reconnu).

Obligation d’annuler pour ce jour car nous n’avons que trop peu de participants. Demande d’entretien avec les responsables du PAF pour essayer de trouver pour l’année prochaine des occasions de se rencontrer et d’échanger en faisant quelque chose de qualité (appel : Claire).

- 2) Organisation du gala de danse (répétition et réunion préparatoire avec les parents, couturière)

Veiller à ce que tout le monde soit au courant de ce qu’il se passe dans les différentes activités : Penser à la communication.

Répétition ce dimanche 2 mai au Trépadé. Philippe s’occupe du son et il est prévu un parent pour la surveillance de chaque groupe. Claire, Marie-Pierre et Benoit seront également présents. 11 groupes sont concernés par la répétition de cette première partie du Gala.

Réunion Technique prévue le 12 Mai 2010 entre 8h et 12h (Philippe et Myriam) pour les besoins en sons et lumières.

Répétitions générales le 16 juin (avec le photographe) et le 17 juin 2010 à 20 h 00 (filage 2ème partie) avec son et lumières (Philippe + Antoni) durée environ 1 h 30.

Réunion des bénévoles le 16 juin à 20 h 00 en salle polyvalente. Courrier aux parents + tableau bénévoles à faire avant (Cécile et Lynda)
Pour l’occultation des vitres de la salle le courrier partira mais nous n’avons que peu d’espoir.

La scène est déjà demandée.

Pour le décor, il faut prévoir un lampadaire, un abri bus avec toit amovible et un bus tagé : Claire s’en occupe en partie mais demande l’aide de tous les bénévoles pour trouver une solution.

Pour le discours du début : Claire demande à Hélène un acteur (entrées pour sa famille au même titre que les danseuses).

Affiche par Sandrine. Pas de banderole, assez de public.

Le Gala débutera à 20h30.
Le photographe sera présent le vendredi soir.

Costumes :

  • Le devis présenté par la couturière est de 1053€ mais il faut faire préciser que le prix donné correspond au costume complet terminé (tissu et réalisation), le tout TTC(Marie-Pierre).
  • 5 groupes seront concernés par la couturière le prix de revient des costumes est < 8€ par costumes selon les premiers calculs de Marie-Pierre.
  • Si cela rentre dans le budget fixé, faire rajouter les pantalons des policiers par la couturière.
  • La moitié des costumes seront réalisés par les parents.
  • Pour 4 groupes, réutilisation de costumes existants.
  • Rudy demande l’achat d’accessoires : tee-shirts, casquettes et bracelets fluo. (pour les gilets de sécurité, prendre ceux des parents).

Autre :
Pas de nécessité de baraque à frites pour le Gala (les familles auront dîné avant).

- 3) Organisation de la fête de la musique

La fête se déroulera sur le podium place du Trépadé. La demande de podium et pour fermer la route est déjà partie.

On ne fait jouer que les ensembles avec une première partie plutôt acoustique et une deuxième plutôt électrique.

- 4) Point sur la présence des bénévoles au représentation de théâtre.

Une 1ère réunion (avec peu de bénévoles) a eu lieu mercredi 28. Dernière réunion pour les bénévoles samedi 08/05 à 10h00 pour affiner.
Cécile envoie un planning de dispos.

Des répétitions filages sont prévues toute la semaine Mardi soir de 18 à 21h00, Mercredi de 14 à 17h00 et Jeudi de 18 à 21h00.

Mise en place des lumères mardi après-midi : Philippe et Myriam
Les membres du CA se félicitent que les représentations de théâtre gagnent nettement en qualité.

Vu l’ampleur des demandes en son, lumières, accessoires, etc. il est demandé à ce que le spectacle soit préparé plus en amont l’an prochain, avec une réunion technique en présence de tous les bénévoles concernés et avec une répétition générale.

Le nombre de membres du CA disponibles étant limité, nous mettrons certainement en place le même système de fonctionnement que la danse : participation de parents d’acteurs avec une journée en tant que spectateur et une journée à aider.

III Salariés

- Le poste du secrétariat

Le contrat de Sarah s’arrête le 23 août 2010. Elle a fait une proposition pour dire dans quelles conditions elle resterait mais nous sommes dans l’impossibilité financière de la garder car le contrat ne serait plus aidé. Nous ne pouvons pas assurer un poste en CDI non aidé par l’état.

La décision est donc prise de chercher une autre secrétaire pouvant prétendre au CUI (seul contrat aidé actuel).

Critères principaux : moins de 26ans ou plus de 50 ans : La préférence va pour une personne de plus de 50 ans qui, au vu de l’expérience, donne à priori plus de satisfactions.

Cécile envoie à tout le monde un CV qu’elle a déjà et s’occupe de déposer une offre d’emploi auprès de Pôle emploi.

IV Questions diverses

- Carte mémoire vidéo

L’accord donné par mail par les membres du CA pour l’achat d’une carte mémoire vidéo de grande capacité est réitéré ici.

- Demande d’achat d’une cafetière par Lynda et certains professeurs :

Vérifier les besoins auprès des professeurs pour savoir ce qu’ils veulent (mail). Par contre, la demande d’achat de dosettes de café par l’association est refusée, cela reste à la charge des salariés.

- Achat de tapis pour Rudy :

Rudy demande des tapis un peu épais genre tapis/puzzle. Un accord de principe est donné avec un bémol sur l’utilisation (stockage et utilisation par d’autres associations). Devis à faire par Rudy (Attention penser à la qualité/composition norme des tapis).

- Achat de tapis et accessoires pour la barre à terre :

Devis à voir pour prendre une décision.

- Achat de trousses de secours pour les salles de danse et le secrétariat
Pour les trousses nécessaires (2 pour les salles de danse et une pour le secrétariat), Thierry fait le point sur les frais que cela engendre et envoie à tout le monde pour avis.

Prochain CA le 29 mai à 9 h 30.

Le secrétaire



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