Graines d’Artistes de Fonsorbes
Promouvoir les activités culturelles : musique, danse et théâtre

Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901

Résumé de la réunion du CA du 5 Octobre 2009
Article mis en ligne le 27 octobre 2009
dernière modification le 27 mai 2012

par Pat
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Présents :
Cécile Fritzke, Philippe Grenier, Myriam Ringue, Benoit Perrichet, Claire Mandon, Antoni Pétraroli, Thierry Baylot.
Excusés : Axel Fritzke, Patricia Pottier, Isabelle Chouard, Marie-Pierre Gasquet.

1 - Vote des comptes-rendus des réunions du 31 Août 2009 et du 3 septembre 2009

Comptes-rendus approuvés à l’unanimité.

2 – Achats effectués

Deux fauteuils de bureau à roulettes pour le secrétariat et pour les cours de piano en salle 5.

Une clé USB de 16 Go pour les sauvegardes quotidiennes du secrétariat.

Deux disques Dur de 1T chacun : un « va-et-vient » pour la vidéo et un archivage pour les photos.

Abonnements revues : Guitare parts et Guitare extrême.

Un ampli guitare pour la salle 4.

Un ampli guitare pour la salle de Richard.

Une guitare classique.

Des sangles de guitare.

Deux banquettes de piano.

Des câbles pour la table de mixage.

Trois pieds de guitare.

Un câble rallonge de connexion

Commande Syntho : (bon cadeau Music’Envie) :
Tambourin ; claves ;
Un shakeur ;
Des oeufs ;
Trois câbles micro XLR ;
Une pédale de guitare multieffets ;
Un accordeur ;
Des cordes de guitare au détail ;
Des pieds de micro pinces ;
Trois paires de câbles pour table de mixage.

3 – Achats à faire

Batteries : Une SONOR Force 3007

Une Yamaha TOUR CUSTOM 22.10.12.14

Un jeu de cymbales

Des accessoires :
Un dossier de tabouret pour Alain ;
Un disque Dur de 1T (archivage vidéos) : Axel ;
Des caisses plastiques pour stockage : Philippe s’en occupe. ;

Nota : Philippe récupère un meuble pour stocker les livres et partitions.

Pour les éclairages, notre étude n’est pas encore mûre il nous faut encore nous renseigner plus précisément. De plus, nous avons encore cinq ans avant d’être obligés de passer aux LED.

Pour l’éclairage de la salle 6, Alain doit nous dire ce qu’il veut.

Richard et Sandrine ont signalé la qualité limitée de la boîte à sons de la salle 4. Pour y remédier une idée serait de revendre le piano numérique de la salle 1 (qui ne sert pas souvent), le petit synthé et la boîte à sons actuelle pour acheter un bon Synthé (environ 1000€).

Une autre idée serait d’investir dans une meilleure boîte à sons.

Antoni et Philippe se renseignent sur les synthés et piano numériques moins onéreux et sur les boîtes à sons de bonne qualité.

4 – Point ETP

Nous sommes actuellement à 8,31 ETP sans le secrétariat et 9,05 avec la secrétaire.

Nous pouvons à priori prolonger de 3 ans le contrat CAE de Lynda puisqu’elle a 50 ans. Cécile se renseigne sur les modalités.

Nota : Rudy a redemandé si nous étions d’accord pour faire passer les cours de hip-hop sur son association (à présent montée) en passant une convention entre nos 2 associations. Cécile prend rendez-vous avec lui. Une présentation de Rudy de son projet sera à prévoir au prochain CA. Il nous faudra voir les conséquences pour nous.

5 – Chartes / Carnet de suivi


Chartes
 :

Rajouter nom et prénom du signataire sur toutes les chartes.

Musicien OK.
Comédien OK.

Danseur : Attendre le retour de Lise qui est en arrêt. La charte sera affichée dans les salles de danse et expliquée par les professeurs aux élèves.

Carnet de suivi

C’est motivant pour tout le monde : les professeurs et les élèves.
Certains professeurs ont déjà mis depuis plusieurs années un cahier en place qui sert de carnet de notes pour les « devoirs » à la maison, mais aussi de correspondance avec les parents.
Laisser un an de systématisation de ce carnet pour faire le point avec les professeurs et décider d’une homogénéisation ou non.

6 – Horaires de Lynda

Un avenant à son contrat a été réalisé comme prévu :

Modulation :
- 1 semaine vacances de Toussaint (26/10 – 01/11)
- 2 semaines vacances de Noel (21/12 – 05/01)
- 1 semaine vacances de février (15/02 – 21/02)
- 1 semaine vacances de Pâques (12/04 – 18/04)
- 5 semaines été (19/07 – 22/08)
- 10 semaines de congés  reste 42 semaines travaillées
- semaines « normales » : lundi, mardi, jeudi, vendredi : 15h30 -20h = 4,5h/jour ; mercredi : 10h – 20h avec 1 h de pause = 9h/jour ; 27h/semaine x 42 = 1134 heures travaillées ; reste : (1222 – 1134) = 88 heures à répartir :
- 1er septembre – 9 octobre 2009 et 1er juin – 2 juillet 2010 : 2h de + les lundis, mardis, jeudis et vendredis et 1h de + sur 4 mercredis de juin :
- Septembre 2009 : 13h30 – 20h
- Juin 2010 : 13h30 – 20h
- en période de vacances scolaires et à partir du 5 juillet : horaires : 14h30 – 19h00 (au lieu de 15h30-20h00)

7 – Délégué du personnel

Les salariés des entreprises de plus de 6 ETP ont droit à un délégué du personnel. L’employeur est tenu de rappeler ce droit à ses salariés. Cécile propose un courrier destiné aux salariés, dans lequel est expliqué et souligné ce droit.

8 – Salle 1

Compte-rendu de l’entretien du 1er octobre entre un représentant des Services Techniques, Chantal Fabre (responsable des salles), Mme Molina de la Compagnie des Mots et Cécile Fritzke :

L’association « La Compagnie des Mots » a besoin d’un local pour stocker des décors. Elle propose, en accord avec les Services Techniques, de récupérer une grande partie de la salle 1 (côté cour).
En réponse à notre opposition (justifiée par un rappel des activités que nous y tenons), Chantal Fabre propose à la GAF de garder une partie minimale de la salle 1 (côté rue des écoles) pour donner les cours de piano et d’accepter de donner les cours de solfèges, réunions etc dans une grande salle au rez-de-chaussée de la Maison de la Culture en face du Centre Culturel. Cette salle est en effet grande et permet de nombreux rangements, mais résonne beaucoup. De plus, des salles attenantes seraient attribuées aux syndicats et l’accès à l’une d’entre elles n’est possible qu’en passant par la salle proposée à la GAF.
Si les travaux de séparation de la salle 1 se font, ce sera en janvier, une fois que la salle de la Maison de la Culture sera libre. Cela signifierait pour nous de vider complètement la salle 1 (avec un problème de stockage du piano d’Ewa), de la poussière de plâtre partout, et Ewa serait obligée de donner ses cours de piano au moins pendant une semaine dans la grande salle sonore.
Enfin et surtout, nous voyons un problème de sécurité pour les élèves d’Ewa, obligés de traverser la rue des écoles sans possibilité de contrôle de leur professeur.

En premier lieu, Chantal Fabre vérifie que la salle de la Maison de la Culture n’est pas réservée au niveau de la mairie pour autre chose avant de nous proposer une solution finale.

Cécile propose de faire un courrier au Maire pour contrer cette solution et proposer que la Compagnie des Mots prenne la grande salle de la MC, ce qui éviterait les travaux et les déménagements (la Compagnie des Mots a refusé cette proposition de Cécile lors de l’entretien : la salle serait trop loin de la salle de spectacles). Notre but : garder la salle 1.

9 – Salle 6

Les travaux d’insonorisation vers l’extérieur ont eu pour résultat l’accumulation des sons à l’intérieur de la pièce, ce qui devient vite insupportable lors des cours de percussions africaines :

Nous allons donc finir le sol par des dalles d’aggloméré.

Pour la sonorisation essayer d’améliorer en enlevant certaines plaques de mousse pendant les vacances de Toussaint (Axel et Philippe).

René a fait passer la demande d’un parent d’élève de djembé (niveau 1) de changer de salle, trouvant que la salle 6 n’est pas adaptée à l’enseignement de tels instruments.

Nous allons faire la demande de pouvoir disposer de la salle Duffaut le vendredi soir aussi souvent que possible, au moins tant qu’aucune amélioration n’est apportée à la salle 6. Le problème restant est que la salle Duffaut ne sera disponible qu’à partir de 19h, donc pas pour le 1er cours !

10 - Courriers en attente de réponse et à faire

La demande pour le concert des profs (répétition du dimanche matin 24 janvier et spectacle samedi 30 janvier) à l’église a été envoyée. Un accord de principe oral a été notifié à Claire. En attente du courrier de confirmation par le prêtre.
Dès réception de ce dernier, envoi d’un courrier de demande d’installation d’une petite scène pour la date du spectacle. Action : Cécile.
Le courrier de demande de blocage de la rue des écoles entre l’église et le Centre Culturel le samedi 30 janvier a été envoyé à la mairie. En attente de réponse.

11 - Règlement problème de date spectacles

La date du concert de Bidot demandé du 20 mars 2010 a été refusée par la mairie. Cependant la date du 27 mars pour le concert des Melting-Pop a été accordée. En conséquence, en accord avec les membres du groupe, la partie électrique du concert de la GAF se déroulera en première partie (de 19h à 20h), et le concert des Melting-Pop à partir de 20h00 (après entracte).
La partie acoustique du concert de la GAF se déroulera le dimanche 28 mars à partir de 15h00 dans la salle Bidot.
La date du spectacle de danse dans la salle du Trépadé demandée pour les vendredi 4 et samedi 5 juin 2010 a été refusée par la mairie pour raison d’alternance avec l’association de gymnastique. Les dates proposées sont soit les 28 et 29 mai ou bien, les 18 et 19 juin.
Les dates des 18 et 19 juin sont préférées si la salle est disponible dans la semaine qui précède. Cécile vérifie ce point avec la mairie. Il faudrait alors avancer les dates des premières auditions à la semaine du 7 au 11 juin et reculer la deuxième partie, du mercredi 23 au mercredi 30 juin (à cause de la fête de la musique le 21 juin).
La date de la fête de la musique est retenue pour un spectacle le lundi 21 juin. Même si c’est un jour de semaine, car le public réserve cette date. La date avancée cette année n’a pas attiré le public comme souhaité, même si cela peut être en partie imputable au manque de publicité et de communication réalisé pour cet évènement GAF.

12 - Sonorisation Concert des Profs

Lors de la réunion de préparation du concert des professeurs, ceux-ci ont demandé à pouvoir être sonorisés par un professionnel, du moins pour la partie électrique qui se déroulera au cinéma. Demander à Olivier un devis pour cette prestation, et à Alain qui a dit connaître une personne pouvant réaliser le spectacle. Action Antoni.

13 - Prochains spectacles en 2009

Dates prévues à ce jour :
- samedi 21 novembre 2009 : samedi musical
- samedi 12 décembre 2009 : Concert de Noël de Ewa en soirée
- dimanche 13 décembre 2009 : Guitar’s day
- Nous allons essayer d’avancer au 5 décembre le concert de Noël d’Ewa, afin d’être plus à l’aise pour l’installation du matériel du 13.
Nota : La responsable de la programmation culturelle de la mairie, Julie Passama, a demandé si nous étions intéressés pour faire chanter notre chorale enfants lors du Marché de Noël organisé dans le cadre des animations de Noël de la commune un samedi de décembre (date à préciser) : à proposer à Cyril.

14 - Etablissement des feuilles de salaire

Le système d’établissement des feuilles de salaire a déjà été plusieurs fois à l’Ordre du jour de réunions de CA, afin de trouver une solution de travail en binôme.

Un établissement rapide et fiable de ces feuilles de salaire est, pour l’employeur que nous sommes, de première importance.

Le travail en binôme (Patricia/Philippe) a déjà été amorcé mais demande à être finalisé :
- Philippe indique qu’il a mis au point un fichier Excel pour l’établissement des fiches de salaires des salariés de la GAF. Cette feuille est complètement indépendante de l’outil mis en place il y a plusieurs années par Diane Tzanos et actuellement maintenu par Patricia.
- Le but recherché est de disposer au minimum d’une double compétence pour la réalisation de ces documents essentiels pour l’association.
- Le fichier Excel présente l’avantage de pouvoir techniquement être utilisé par tous les membres du CA, mais aucun contrôle de saisie n’est réalisé, ce qui peut provoquer facilement des erreurs.
- L’outil de Diane permet un contrôle de cohérence très poussé, mais nécessite un environnement technique très particulier (UNIX, compilateur, …) qui n’est pas à la portée de tous.
- La limitation à 6 ETP étant levée pour l’utilisation de Chèques Emplois Associatifs, la solution doit être analysée de près pour voir si elle peut être adoptée pour la GAF. Action Myriam et Philippe.

Les différentes solutions seront analysées lors d’un prochain CA pour décider de l’outil qui sera finalement utilisé, et les personnes qui en auront la responsabilité de gestion (au moins un binôme opérationnel).

15 - Fichier adhérents et autres fichiers sous Open Office

Malgré l’achat pour le secrétariat du système d’exploitation Microsoft Office, plusieurs fichiers restent encore gérés sur Open Office. Cette solution limite les échanges et le travail collaboratif à partir de ces données au sein des membres du CA.

Les raisons qui ont fait perdurer cet outil pour la gestion des fichiers sensibles de la GAF seront analysées lors d’un prochain CA. Action : Patricia pour identifier les arguments de l’utilisation d’Open Office.

16 - Divers :

Date AG :
L’Assemblée Générale se tiendra le lundi 16 novembre à 20h. Suivra le même jour une réunion du Conseil d’Administration avec comme unique Ordre du Jour : Election du Bureau.
Les convocations sont à envoyer avant le 1er novembre. Action Secrétariat + Cécile.


Demande de stage de 3ème
 :
Une élève de Cyril a demandé à faire son stage de 3ème au sein de l’association.
Le CA juge que les conditions administratives (assurance, statuts, horaires tardifs de travail …) ne permettent pas à la GAF d’accueillir un élève stagiaire.


UDEMD
 :
La commission musique de l’UDEMD se réunira le vendredi matin 16 octobre 2009 à la GAF, de 10h à 12h, en présence de Cyril, Ewa et Cécile.

Ensembles musicaux
 :
Trouver des guitaristes pour le groupe des jeunes ; Philippe va refaire le point avec Richard.
Pour Musiques du Monde (ils ne sont que trois), refaire un appel à candidature et faire le point à la fin du trimestre.

Prochaine réunion du CA le samedi 7 novembre à 9h30, pour préparer l’AG.



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