Graines d’Artistes de Fonsorbes
Promouvoir les activités culturelles : musique, danse et théâtre

Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901

Résumé de la réunion du CA du 25 juin 2011
Article mis en ligne le 2 octobre 2011
dernière modification le 2 mai 2012

par Pat
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Présents :
Philippe Grenier, Myriam Ringue, Antoni Pétraroli, Viviane Faure, Sylvie Nicolas, Cécile Fritzke, Axel Fritzke, Claire Mandon, Patricia Pottier, Thierry Baylot.

Excusés : Marie-Pierre Gasquet, Benoît Perrichet.

1- ADMINISTRATIF

1.1 Validation du CR du CA du 14/05/2011

Compte-rendu approuvé à l’unanimité.
Quelques corrections d’orthographe seront apportées par Philippe avant signature.

1.2 Bilan financier

Bilan actuellement excédentaire.
Toutes les factures du Gala sont enregistrées.
Reste à payer : Le remboursement des cours non effectués de Jean-Claude et Anne-Sophie.
Rappel de subvention attribuée mais non dépensée pour la formation qu’Annie aurait dû suivre (condition sinéquanone) du contrat CAE.

Décision :

  • Réfléchir pour le Gala prochain à augmenter le plafond de dépense pour les costumes.
  • Achat de quelques matériels (DVD, CD, accessoires …) pour le traitement des photos/vidéos par Axel. A effectuer sur la ligne « matériels divers ».
  • Liste d’achats à finaliser avec les professeurs.

1.3 Bilan des Réinscriptions et Inscriptions


Bilan présenté et envoyé par Patricia.
A ce jour :

  • Danse : 220 pratiquants réinscrits pour l’année prochaine contre 255 cette année.
  • Guitare, piano, batterie et théâtre sont complets.
  • Une liste d’attente a été ouverte pour chaque activité. La lise piano est complète.

Décision :

  • Les listes d’attentes ne seront plus valables que pour le temps d’une saison. Elles seront annulées chaque début juin et de nouvelles listes d’attente seront ouvertes au moment des inscriptions.
  • Pour mettre cela en place, il faut prévenir les adhérents par courrier au moment des factures mais aussi en le faisant apparaître sur le site. Un courrier devra être envoyé dès que possible aux personnes sur liste d’attente.
  • Une liste d’attente sera clôturée à 10 personnes.


1.4 « Primes » professeurs/animateurs

Le barème de notation pour les « primes » a été réalisé. La cotation de chaque professeur/animateurs aussi.

Le tableau sera mis à jour par Cécile qui le renverra au CA .

Patricia calculera la prime de chacun pour que le coût total employeur soit égal à environ 5000€ (budget accordé aux primes, coût total employeur) et le proposera par mail à l’approbation du CA.


1.5 Plannings

La réunion pour les solfèges est prévue le 27/06/2011 ce qui permettra d’avancer sur les plannings.

Décision :

  • En règle générale un cours particulier la première année dure 20 min (pour les adhérents jusqu’à 12 ans) et passe à 30 min la deuxième année si l’adhérent le souhaite.
  • Pour les plus de douze ans la première année le cours dure 30 min (ou 20 min sur décision de l’adhérent).
  • Créneau 20+30 possible que de manière exceptionnelle et que pour les élèves en fin de 2ème cycle ou 3ème cycle.

1.6 Préparation de la réunion Profs/CA du 1er juillet 2011

Philippe fera un récapitulatif envoyé au CA en avance :

  • Rappel du rôle de l’association,
  • Rappel du rôle du Conseil d’Administration,
  • Rappel du rôle des professeurs/animateurs,
  • Règles de Communication,
  • Explication des « primes ».
  • Choix des dates de spectacles : faire attention aux vacances, ponts, élections et jours fériés (il y a eu cette année des soucis de disponibilités de la part d’adhérents et de bénévoles
  • Projets pour la saison prochaine
  • Repas du 1er Juillet : C’est la société Méga-Plats qui est retenue (dans la ZI de Seysses). Tartare de tomates et duo de crudités en entrée, Paëlla et Framboisier/Chocolat en dessert pour 10 € par personnes sachant qu’il faut prévoir 20 personnes. Cécile récupèrera les plats le 1er vers 18h30. Prévoir assiettes/couverts et verres et boissons.

2- SPECTACLES

2-1 Bilan des spectacles et auditions de juin

  • Gala de danse :
    • Un énorme travail réalisé. Très beau spectacle.
    • Surélever la caméra.
    • Mettre le son/lumières au milieu de la salle. Demande de talkie-walkies + micro sans fil pour le comédien.
    • Public très bruyant (surtout en fond de salle)
    • Demande de matériel aux services techniques à faire plus tôt (en octobre).
  • Fête de la musique :
    • Le mélange des groupes très apprécié, aussi du public.
    • A préparer plus tôt (formation des groupes, répétitions)
    • Problèmes de sonorisation (apparemment difficile en raison du changement permanent de groupes et d’instruments sur scène, et pas de balances possibles avant en journée)
    • Le CA n’est cependant pas satisfait de la prestation du sonorisateur qui ne sera pas recontacté.
    • Les membres du CA musiciens ayant joué sur scène n’ont pas pu vraiment apprécier la soirée : trop de stress et de fatigue accumulés !

De manière générale :

  • Finaliser les programmes des spectacles plus tôt (au moins une semaine à l’avance) et les distribuer à tous les participants au spectacle.

2-2 Spectacles 2011/2012

La rentrée de la GAF est prévue le 05/09/2011 (même jour que la rentrée scolaire).

L’AG se tiendra le 14/11/2011.

Les évènements à couvrir pour cette nouvelle saison sont les suivants :

  • Concert quatre mains
  • Concert de Noël
  • Concert des jeunes espoirs
  • Concert acoustique
  • Concert électrique
  • Evènement théâtre
  • Guitar’s day
  • Soirée Richard
  • Concert des professeurs
  • Soirée vocale
  • Spectacle percussions avec master class
  • Gala de danse : 1 et 2 juin 2012
  • PAF
  • Trois samedis musicaux
  • Fête de la musique : 21 juin 2012
  • 25 ans de l’UDEMD : novembre 2012 (à organiser en 2011-2012)

Mettre un référent membre CA + prof/animateur pour chaque spectacle afin de faciliter la communication, le règlement des problèmes et l’aide de bénévoles extérieurs au CA.

Une réunion technique son et lumières(demi-journée) aura lieu entre Toussaint et Noël pour l’apprentissage de ces techniques, afin de pouvoir former plus de personnes hors urgence des spectacles.
Cette formation sera ouverte aux adhérents volontaires non membres du CA.
Antoni envoie au CA les docs.

3/ SALARIES

3.1 Bilan pour Annie

Le CA fait le bilan du travail d’Annie (points positifs, points faibles).

Décision :
Le contrat d’Annie ne sera pas renouvelé. Une demande sera faite via pôle emploi pour un contrat aidé CAE de 20 h par semaine (Cécile)
Répartition des horaires de travail à l’année à refinaliser.

3.2 Bilan des entretiens

Les entretiens sont en cours et seront terminés avant le 1er Juillet 2011.
Les comptes-rendus sont transmis par mail au CA par le ou les membre(s) ayant réalisé l’entretien.

3-3 Professeur de solfège

Une professeur de solfège sera embauchée en CDI à partir de septembre 2011. Il s’agit de Bernadette Parello. Elle reprend 6 h de cours (Ewa en conserve 1, Sandrine 2 et Marie 2).

4/ QUESTIONS DIVERSES

4-1 Disponibilités bénévoles en été et Forum des associations

Cécile prépare un tableau à remplir sur Google

Le Forum se tiendra cette année le dimanche 11 septembre 2011, donc après la reprise des cours. Ce n’est pas un problème, puisque la prochaine semaine de cours sert à finaliser le planning des cours.


4.2 Achats

  • Set de Talkie-Walkie
  • Tabouret de piano hydraulique
  • Lampes et piles pour les pupitres
  • Chemin de câbles
  • 2 pieds de lumières
  • Accessoires pour photo/vidéo
  • Pied cymbales
  • Micro 58 pour salle 6
  • Matériel de bureau
  • Rangement pour costumes danse (demande auprès des services techniques de construction de placard de rangement dans salle 1)
  • Spots à LED
  • Liste à finaliser avec les professeurs/animateurs


4.3 Divers

Contact avec M. Cottereau pour invitation de l’orchestre de l’ADDA31 : Patricia

« recrutement » d’un bénévole extérieur au CA pour le recensement des costumes de danse.

Sorties en prévision :

  • Sortie au musée du piano proposée par Ewa
  • Sortie Halle aux grains (Patricia apporte le programme : les réservatgions doivent être faites rapidement). NOTA : Pour les sorties, le rôle de l’association se limite à la réservation des billets.

Prochaine réunion du Conseil d’Administration le mardi 30 Août 2011 à 19h00



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