Compte-rendu de réunion du CA du 26 Avril 2009

– Présents :
Cécile Fritzke, Philippe Grenier, Myriam Ringue, Benoit Perrichet, Patricia Pottier, Axel Fritzke, Thierry Baylot, Antoni Pétraroli, Claire Mandon, Isabelle Chouard
– Excusée : Marie-Pierre Gasquet.

1 - Vote du compte-rendu de la réunion du 7 mars 2009

– Compte-rendu voté à l’unanimité.

2 - Evènements GAF

Théâtre :

– Tous les groupes passeront le 31 mai 2009.
– Décor : Philippe a réalisé un escalier qui sera utilisé sur la scène. Il sera ensuite entreposé dans la salle d’Ewa.
– La mairie a réalisé quant à elle un escalier pour pouvoir descendre de scène côté droit dans les coulisses. Il faut vérifier que ce dernier peut être utilisé en toute sécurité.
– Hélène a demandé un budget pour les costumes : le CA est d’accord en prenant pour bases la même somme que celle allouée à la danse (environ 8 € par danseuse en moyenne).
– Myriam, Antony, Philippe, Axel, Cécile (film) seront présents pour le spectacle.

Gala de danse des 5 et 6 juin 2009

– Répétition dès le lundi. Nous aurons les clés de la salle dès le vendredi 29 mai pour toute la semaine. Les services techniques ont demandé à pouvoir utiliser la salle pendant la semaine de répétition (autre spectacle) : en raison du matériel que nous y installerons dès le mardi après-midi (tapis de danse puis son et lumières) cela ne sera possible que le mardi matin seulement.
– Il est prévu de faire un gâteau (décor) pouvant contenir six petites danseuses à l’intérieur. Philippe qui a encore le gâteau des 50 ans étudiera la possibilité de le réutiliser.
– Une réunion préparatoire au spectacle (professeurs + Antoni + Philippe)est prévue le 20 mai à 14h00.
– Antony peut prêter son matériel son pour l’enregistrement de la bande son : prévoir une salle calme pour les enregistrements.
– Une réunion préparatoire pour les parents « encadrants » est prévue au Centre culturel le 4 mai à 20h et une deuxième dans la salle du trépadé le 3 juin à 20h30.
– Un photographe est prévu pour le spectacle sachant que les photos spectacle seront faites le vendredi soir alors que les photos individuelles seront réalisées le mercredi. Il faudra prévoir un lien avec le photographe sur le site de la GAF.
– Une buvette gratuite sans alcool est prévue à l’entracte.
– Le décor déjà commencé sera réalisé par le PAF.
– Pour les costumes, tous les achats sont finalisés.
– Christophe fera le film (sinon Jean-Marc/Myriam) s’il peut et dans tous les cas le montage du film.
– Tout les bénévoles GAF seront présents.

3ème samedi musical le 13 juin 2009

– Prévoir programme, préparation et rangement.
– Thème : fête des mamans et des papas
– seront présents : Patricia, Myiram, Philippe, Axel, Cécile, Antoni, Thierry

Fête de la musique le 20 juin 2009

– Tous les bénévoles GAF seront présents.
– Nous disposerons le samedi soir de l’estrade , à priori bâchée (encore à confirmer par les services techniques).
– Début 20h00 avec buvette payante : boissons à 1€ et chips et eau à 0,5€.
– Demander la parution de l’info de cette manifestation dans le programme culturel de la mairie.

Concert des MeltingPop le 27 juin 2009

– Le concert est prévu dans la salle de cinéma.
– photos et film prévus.

Auditions de fin d’année

– Le programme est établi avec les professeurs.
– Les membres du CA donneront leurs disponibilités.

3 - Jeunesse et Sports

Compte-rendu de l’Assemblée Générale Extraordinaire pour modification de statuts voté à l’unanimité. Ces modifications vont être envoyées à la préfecture de Muret et, après réception de leur enregistrement , un courrier, demandant une nouvelle étude de notre demande de renouvellement de l’agrément, sera envoyé aux services de Jeunesse et Sports.

4 - Finances

– La demande de subvention au Conseil Général a été transmise.
– La mairie a confirmé la subvention de fonctionnement de 31000€.
– L’association possède une carte bancaire qui n’est utilisée que pour les règlements d’achat (pas de retrait d’argent liquide). La carte est déposée chez un membre du Conseil d’Administration connu de tous les autres membres et son utilisation est suivie par la Présidente et le Trésorier.
Cécile demande aux membres du Conseil d’Administration d’exprimer leur opinion sur ce mode de règlement, afin d’éviter tout malentendu, ce après avoir entendu plusieurs remarques pouvant prêter à confusion.
Les membres du Conseil d’Administration présents valident à l’unanimité l’utilisation de cette carte bancaire dans les conditions actuelles.
– Sur les salaires de Mai 2009 seront ajoutées pour les professeurs et animateurs des heures complémentaires correspondant à leur engagement sur différents spectacles et évènements.

5 – Préinscriptions

Elles devront être faites dans les quinze premiers jours de juin afin de pouvoir établir les plannings pour le 20 juin 2009.
Les tarifs et règlement intérieur seront votés lors de la prochaine réunion du CA.
Les adhésions des personnes ne venant pas se désister avant le Forum des Associations ne seront pas remboursés.

6 - Divers

– Pour l’année prochaine, afin de ne pas présenter de programme trop long et aussi afin de mettre plus en valeur les instruments acoustiques. il faudra prévoir le concert de Bidot sur deux jours : le samedi soir tout ce qui est sonorisé et le dimanche les acoustiques et la danse.
– Il faut prévoir le remboursement des frais d’essence pour Lynda lorsqu’elle va à Toulouse chercher des partitions avec sa voiture.
– Il faut évaluer un forfait à l’année pour le responsable pédagogique

Prochaine réunion de CA : mercredi 20 mai 2009 à 20 heures.